Gestion de projets et IA : ce que ça change. L’exemple d’Asana pour mieux piloter vos projets

Julien Redelsperger : « Et pour cela j'ai le plaisir d'être accompagné par Arthur Bégou qui est expert à Asana et COO chez IDO, un cabinet de conseil qui aide les entreprises à tirer le meilleur parti d'Asana. Aujourd'hui nous allons donc parler de gestion de projet et d'intelligence artificielle. Bonjour Arthur, merci de participer à cet épisode d'AI Experience. Comment vas-tu ? »

Arthur Bégou : « Bonjour à tous, très bien, ravi d'être là pour parler Asana et gestion de projet et IA qui sont des sujets qui me passionnent. »

Julien Redelsperger : « Et bien tant mieux, ça tombe bien. Alors on va rentrer tout de suite dans le vif du sujet parce que Asana c'est un sujet que je connais bien, toi aussi, mais ce n'est pas le cas de tout le monde. Est-ce que tu peux nous expliquer, nous présenter rapidement quel est ce logiciel, que fait-il et comment ça fonctionne ? »

Arthur Bégou : « Bien sûr, Asana c'est un des plus grands outils aujourd'hui de gestion du projet sur le marché, plus qu'un outil de gestion de projet, c'est un outil de gestion du travail, c'est comme ça qu'ils le définissent, c'est-à-dire que ça va vraiment englober la gestion de projet, les tâches personnelles, la collaboration entre les équipes, mais aussi des logiques un peu plus managériales, inter-équipes, gestion d'objectifs, gestion de reporting, c'est une solution vraiment qui couvre l'ensemble du travail digital, digitalisé pour les entreprises. La finalité, je pense que c'est plutôt pour des boîtes qui veulent être plus efficaces et au niveau personnel, c'est un feeling que j'ai, c'est aussi le côté avoir moins de stress parce que finalement tout est dans l'outil, tout est bien géré dans l'outil, on sait ce qu'on doit faire à quel moment. Et peut-être pour finir, dire que sur le marché des outils de gestion du travail, je pense qu'Asana se positionne comme un des outils qui est très puissant, ils le sont tous, mais Asana fait quand même pas mal de choses complexes et aussi très ludiques, c'est souvent comme ça qu'il est représenté, il y a les licornes qui traversent l'écran quand on complète une tâche, etc. Il y a ce côté intuitif ludique qui fait que ça séduit pas mal de boîtes et notamment pas que dans la tech. »

Julien Redelsperger : « Et si jamais les auditeurs ne connaissent pas Asana, on peut donner quelques exemples d'outils un peu concurrents, on peut penser à Trello, on peut penser à Basecamp, tu en as d'autres qui viennent en tête ? »

Arthur Bégou : « Oui, on a par exemple Monday.com qui est un outil dont on entend souvent parler. Microsoft Project aussi. Donc on est vraiment dans ces outils qui servent à la fois à planifier des projets, à organiser le travail, à signer des tâches. »

Julien Redelsperger : « Et donc concrètement pour Asana, quels sont les types de projets sur lesquels on peut utiliser Asana ? Est-ce que tu peux nous partager quelques exemples, quelques cas d'usages vraiment très concrets sur comment utiliser et pourquoi utiliser Asana ? »

Arthur Bégou : « Bien sûr, je pense qu'il y a deux typologies de projets dans Asana qui sont différentes. Il y a les projets tout d'abord chronologiques, projets de planification. Donc là, par exemple, vous avez six mois pour organiser quelque chose. Ça va mettre autour de la table une dizaine de personnes. Il y a une cinquantaine de tâches et on se met en mode run et on essaye d'arriver à ce quelque chose. Ça peut être un lancement de produit, un lancement d'un nouveau logiciel, un projet d'événement, une campagne marketing par exemple pour des boîtes marketing. Donc c'est vraiment planification chronologique. L'autre typologie de projet, ça va être plus du processus du workflow. C'est-à-dire que vous avez un process dans votre boîte, vous utilisez peut-être un autre outil pour d'ailleurs gérer ce process, mais Asana, ça fait aussi ça. Par exemple, recrutement. J'ai envie d'avoir un projet pour gérer mes recrutements, des demandes entrantes, je fais progresser les demandes au fur et à mesure des rendez-vous jusqu'à retrouver quelqu'un. Ça, ça marche très bien dans Asana. Ça fait du CRM aussi. On peut jouer à gérer des bases de contact, des devis, des factures de manière assez simple, mais ça le fait quand même. Le ticketing, je reçois des demandes entrantes, pareil, je les gère, je collabore pour faire progresser ces demandes. Donc, on retrouve ces deux typologies de projets dans Asana. Donc, c'est assez générique et agnostique en fait comme outil. »

Julien Redelsperger : « Et c'est un outil qui s'adresse à quelle typologie d'entreprise ? Je sais que moi, personnellement, je l'utilise depuis des années et je l'utilise pour notamment gérer le podcast, planifier, organiser les interviews, etc. ainsi que tous mes autres projets. Mais c'est plutôt pour des solopreneurs, des petites entreprises, des grosses entités, un peu à tout le monde ? »

Arthur Bégou : « Alors, j'aurais tendance à dire un petit peu à tout le monde, dans le sens où aujourd'hui, les plus gros clients d'Asana, ça va être Google, Amazon, Facebook, même la NASA. Donc vraiment des très grosses boîtes qui vont mettre une grande partie de tout leur travail sur Asana. C'est énorme. Et à côté de ça, on va avoir aussi pas mal de petites boîtes qui vont utiliser Asana. Le minimum, c'est deux aujourd'hui. C'est comme ça que se définit l'outil. Donc, c'est une équipe de deux personnes qui va travailler ensemble. Et nous, chez Aizu, la moyenne des clients, je dirais peut-être une quinzaine d'utilisateurs, une vingtaine d'utilisateurs dans la moyenne à peu près. »

Julien Redelsperger : « Alors, on va parler évidemment d'intelligence artificielle et de comprendre un peu comment l'intelligence artificielle s'intègre dans un outil de gestion de projet comme Asana. Mais avant de rentrer trop dans le détail, Arthur, pourquoi est-ce que Asana t'intéresse ? Pourquoi est-ce que tu es là pour accompagner les entreprises ? Qu'est-ce qui te fait vibrer dans cet outil ? »

Arthur Bégou : « Alors, moi, pour la petite histoire perso, j'étais entrepreneur avant de devenir consultant pour Asana et j'ai vécu vraiment la difficulté d'arriver à s'organiser dans sa création d'entreprise avec des collaborateurs, avec des challenges. Aujourd'hui, sur quoi je bosse concrètement, cette prise de dettes sur quoi je commence, comment mettre en avant mes priorités, comment vraiment avoir cette tranquillité d'esprit de savoir qu'aujourd'hui, j'ai fait tout ce que j'étais censé faire, pouvoir dormir la nuit, pouvoir profiter de mes week-ends, etc. Ça, je ne l'ai vraiment pas eu dans cette phase entrepreneurial-là. Et ensuite, j'ai découvert Asana un peu plus tard dans ma vie professionnelle et là, je me suis dit, mais finalement, ça sert vraiment à ça. Et c'est vraiment un match parfait. Moi, avec ma personnalité, je suis dans tous les sens, mais Asana canalise vraiment ma façon de travailler et c'est ça que j'essaye de transmettre à l'échelle d'équipe, à l'échelle d'entreprise. »

Julien Redelsperger : « Et aujourd'hui, on peut l'utiliser aussi bien pour planifier un mariage que lancer un produit avec de multiples équipes et 50 personnes impliquées, c'est ça ? »

Arthur Bégou : « Tout à fait. Bastien, le cofondateur d'Aidou, a organisé son mariage sur Asana et je crois que ça a plutôt bien marché. »

Julien Redelsperger : « J'imagine, connaissant Bastien, tout doit être très bien cadré, effectivement. Super. Alors, quand on parle de gestion de projet, jusqu'à présent, c'était quand même un travail qui était très manuel. Il faut rentrer des tâches dans un outil, il faut les assigner, il faut avoir un plan en tête, etc. Comment est-ce que l'intelligence artificielle, selon toi, alors, à la fois est en train de transformer les choses et comment est-ce qu'elle s'intègre dans un logiciel comme Asana ? »

Arthur Bégou : « La vocation d'Asana, ou plutôt la vision d'Asana, c'est de positionner l'IA partout dans l'outil, en fait. Un peu dans les différents cas d'application, les différentes fonctionnalités qu'il va y avoir de l'IA. Aujourd'hui, c'est à peu près 15 fonctionnalités IA dans Asana qui sont regroupées autour de deux thématiques. Il y a la thématique de l'optimisation locale. Eux, ils appellent ça le copilote, c'est la métaphore du copilote qui va assister l'utilisateur à utiliser mieux l'outil, qui va faire des suggestions, comment améliorer cette structure de projet. Donc, c'est vraiment au niveau local, on aide les utilisateurs à devenir plus efficaces. Et ensuite, il y a la métaphore de la tour de contrôle. Là, c'est plus au niveau global. On va récupérer un maximum de données liées à tout ce qui se passe dans les projets, dans les portefeuilles et on va faire des recommandations pour aider à la prise de décision. »

Julien Redelsperger : « D'accord. Est-ce que ces modules d'intelligence artificielle sont récents ? Est-ce que Asana a attendu le boom de l'IA générative ou c'était déjà implémenté avant dans le logiciel ? »

Arthur Bégou : « Alors, il y a eu avant l'IA et aujourd'hui le deal qu'ils ont avec Anthropic et Open AI, donc qui se basent sur ces modèles. Avant ça, ils avaient déjà leur propre feature maison IA, qui était plus simple, qui était des petites recommandations sur la liste de tâches, les tâches les plus importantes, ce genre de choses qui n'étaient pas forcément brandées IA, mais qui sont basées sur leur propre modèle. Mais aujourd'hui, quand même, la grosse vague qui a commencé la fin 2023 des fonctionnalités IA Asana, c'est basé sur ces nouveaux modèles. »

Julien Redelsperger : « D'accord. Et en termes de planification de projet, quel impact l'intelligence artificielle peut-elle avoir sur, je ne sais pas, comment assigner les bonnes ressources aux bons endroits ? Comment faire en sorte qu'un livrable soit bien justement livré en temps et en heure ? Est-ce qu'il y a un impact sur le métier vraiment de gérer des projets ? »

Arthur Bégou : « Alors, là, on est sur la partie, tout à l'heure, je décrivais copilote et tour de contrôle, copilote en local, tour de contrôle en global. Là, on n'est plus sur le global. C'est-à-dire qu'on est sur des fonctionnalités IA, pour les citer, les réponses intelligentes, les résumés intelligents, les statuts intelligents, qui sont trois fonctionnalités qui sont liées vraiment à l'analyse d'un projet et la recommandation sur ce projet-là en termes de gestion de projet. Les réponses intelligentes, c'est vraiment un ChatGPT qui est collé au projet. Donc, je dis chat GPT parce que finalement, c'est un chatbot qu'on utilise, mais c'est un chatbot IA qui est collé au projet et qui va se nourrir de l'ensemble des données d'un projet, à la différence d'un chatbot générique. Lui, il est vraiment connecté à tout ce qui se passe dans ce projet-là et on peut lui poser des questions. Donc ça, ça va vraiment être utile pour prendre des décisions sur la gestion de projet. Et donc finalement, en termes de gestion des ressources, en termes de gestion des délais, ça va être lié justement à ces questions qu'on va poser à ce chatbot. Et lui, il va voir tous les signaux qui sont sur ce projet-là, les petits trucs qu'on n'aurait pas forcément vu nous en tant que chef de projet. Une tâche est en retard, mais en effet, elle bloquait une autre tâche qui du coup va être impactée. Une personne a repoussé une tâche dans le futur, du coup, elle ne l'a pas dit, mais ça va quand même impacter des choses. Toutes les dynamiques finalement sous-jacentes qui sont liées à l'activité du projet, ça va remonter à travers cet outil-là, à travers ces outils-là, avec un système de prompt. Donc, on pose des questions, toutes sortes de questions. Donc là, c'est lié aussi à l'imagination, les cas d'utilisation et la connaissance de l'utilisateur de cet outil-là. Et ça va ressortir ces logiques d'analyse et de recommandation du projet. »

Julien Redelsperger : « Toi, je disais en préambule, tu es donc consultant. Tu ne travailles pas pour Asana, mais pour un cabinet qui déploie la solution Asana dans les entreprises. Quand tu parles aux décideurs, aux DSI, qu'est-ce qu'ils te disent quand tu abordes cette notion de gestion de projet et d'intelligence artificielle ? Est-ce qu'il y a des réticences, des questions, des doutes ou au contraire, beaucoup d'excitation et un grand enthousiasme ? C'est quoi le sentiment que tu perçois quand tu évoques ça avec tes clients ? »

Arthur Bégou : « Je pense que ça dépend aussi de la taille d'entreprise à qui on parle. Au plus, on parle à des grandes entreprises, au plus, il y a un petit peu d'analyse du potentiel et des risques liés à ces fonctionnalités-là. Au plus, on parle à des petites boîtes, au plus, j'ai envie tout de suite de bénéficier de toutes les features, de toutes les fonctionnalités. Mais de manière globale, en effet, il y a un petit peu de scepticisme peut-être. Comment ça va vraiment changer mon travail au quotidien ? Est-ce que ça remplace vraiment l'humain ? Et donc, finalement, l'IA doit encore faire ses preuves autour de cas d'utilisation. Moi, c'est vraiment comme ça que je le vois. Aujourd'hui, l'IA d'Asana, c'est 15 fonctionnalités qui couvrent plein de trucs. Mais concrètement, comment moi, je m'en sers au quotidien en tant que chef de projet ? Où est-ce que ça va apporter de ma valeur en fonction de la typologie de projet sur lequel je travaille ? Donc, c'est le message que je fais passer, c'est d'arriver aussi à comprendre le potentiel, tester. On est dans cette phase exploratoire de test and learn, de toute façon, qui a commencé il y a quelques mois. »

Julien Redelsperger : « D'accord. Et selon toi, est-ce que l'IA va faciliter l'adoption des outils de gestion de projet ? Est-ce que le fait qu'il y ait une couche d'intelligence artificielle fait que la courbe d'apprentissage, justement, pour maîtriser un nouvel outil est plus facile et plus réduite ? »

Arthur Bégou : « Alors là, du coup, j'en reviens à la métaphore du copilote. Toutes ces fonctionnalités autour du copilote, ça va être justement d'aider des utilisateurs un peu plus novices, notamment, pour qu'ils utilisent mieux l'outil. Donc, on va leur suggérer une configuration de projet. On va leur dire "attention, vous avez oublié un commentaire là qui n'a pas été envoyé. Attention, peut-être qu'il faudrait regarder de ce côté-là. Créez-t-elle champ dans votre projet ?". On va envoyer un email pour dire "voilà les résumés importants de ce qui s'est passé la semaine dernière dans ce projet. Il y a peut-être des choses qui vous concernent". Donc là, on est vraiment à essayer d'accompagner des utilisateurs au quotidien avec l'outil. Alors, ce n'est pas toujours parfait, mais il y a quand même pas mal de bonnes choses à prendre. »

Julien Redelsperger : « Alors, tu es sans doute évidemment bien au courant, l'Europe a voté un texte sur l'intelligence technologique qui s'appelle l'IACT et qui pose notamment différentes questions. Et un sujet clé pour les entreprises, c'est la question de la confidentialité des données et de savoir où est-ce que ces données sont hébergées, etc. Est-ce que tu as quelques éléments de réponse à nous apporter sur comment, plus globalement, des outils de gestion de projets et plus spécifiquement Asana gèrent ces questions, toujours très sensibles pour les DSI notamment ? »

Arthur Bégou : « Tout à fait. Alors, c'est assez transparent et clair du côté d'Asana. Il y a vraiment une vision de cette IA en lien avec tout d'abord le non apprentissage des données. Donc, ils ont deux deals, comme je le disais tout à l'heure avec OpenAI et Anthropic, qui sont des deals spécifiques sur le fait que les données des entreprises qui utilisent des fonctionnalités IA d'Asana ne sont jamais entraînées, ne vont pas entraîner les modèles que je viens de mentionner. Donc, il y a cette logique de dire voilà, on est quand même dans un cercle restreint sans apprentissage des données. Les données ne vont pas s'échapper et être disponibles demain à d'autres utilisateurs. Et ensuite, il y a toute une liste assez claire sur leur positionnement, sur leur vision. Ils veulent que l'IA soit toujours en lien avec des utilisateurs, jamais en plein contrôle. Donc, il y a ce côté humain accompagné par l'IA. L'humain est responsable des décisions. Ils mettent la sécurité vraiment au milieu de leurs préoccupations sur les nouvelles fonctionnalités IA et beaucoup de transparence, expliquer comment ça fonctionne, expliquer sur quel modèle c'est basé. Donc, selon moi, quand même, il y a une volonté de rendre ça très transparent et presque éthique, je pense, du côté d'Asana. »

Julien Redelsperger : « Est-ce que tu sais pourquoi Asana a utilisé des logiciels, en tout cas des solutions d'IA existantes ? Tu parlais d'Anthropic, tu parlais d'OpenAI. Pourquoi est-ce qu'ils n'ont pas développé leur propre solution ? Est-ce que c'est trop compliqué ? C'est quoi les raisons qui les ont poussées à utiliser des modèles existants ? »

Arthur Bégou : « C'est une bonne question. Ça dépasse un petit peu mes connaissances sur la partie de "est-ce que c'est compliqué ou pas de développer un nouveau modèle ?". Je pense que la vraie valeur ajoutée d'Asana aujourd'hui, elle n'est pas tant le fait de développer des modèles de langage d'apprentissage IA, mais plus dans comment est-ce qu'on utilise ces modèles existants, combinés avec ce qui se passe dans Asana. La vraie valeur, elle est là. Elle est là pour dire qu'aujourd'hui, il y a des outils génériques, des chatbots, on peut leur demander tout et n'importe quoi. Mais comment est-ce qu'on connecte ça avec tout ce qu'on fait dans Asana, avec les données, avec les projets, avec le quotidien, avec la valeur ajoutée, quand on met tout notre travail dans Asana, comment est-ce qu'on connecte ça à l'IA ? Je pense que c'est là-dessus qu'ils travaillent, plus dans l'application finalement des modèles à ce qu'ils connaissent bien, c'est-à-dire la gestion de projet, la gestion du travail. »

Julien Redelsperger : « Ok. Alors depuis environ deux ans, depuis que ChatGPT est sorti quasiment, on a un peu l'impression que tous les logiciels du monde se dotent d'une couche d'intelligence artificielle pour dire ça y est, je suis plus intelligent, j'intègre de l'IA. Mais en fait, ces solutions fonctionnaient très bien avant. Je pense évidemment à Asana, je pense à Notion, je peux penser à Trello, à tous les outils Microsoft, etc. Est-ce que quelque part, il n'y a pas un peu un côté IA washing comme on parlerait de greenwashing ? Est-ce que aujourd'hui, si on prend un peu de hauteur, il faut forcément une couche d'IA pour bien gérer un projet ? »

Arthur Bégou : « Deux questions super intéressantes. Sur la partie IA washing éventuelle d'Asana, honnêtement, aujourd'hui, je ne pense pas. Là, je le dis vraiment de ma conviction personnelle, il y a vraiment un risque, un investissement très fort de leur part massif dans l'IA aujourd'hui, sur leur roadmap, sur leur recrutement, sur leur vision. Toutes les fonctionnalités ne sont pas parfaites, mais ils disent on y va quand même, on va tester, on va apprendre ensemble et on va vraiment aller vers cette direction-là. Donc aujourd'hui, ce n'est pas juste du cosmétique de leur côté. Évidemment, ils mettent en avant marketing, etc. Ça commence à devenir un argument, mais ce n'est vraiment pas cosmétique. Il y a vraiment une dynamique qui s'est mise en place sur l'IA. Après, est-ce qu'il faut forcément aujourd'hui l'IA pour gérer un projet efficacement ? Honnêtement, pas du tout. Pas encore en tout cas et ce ne sera à mon avis jamais totalement le cas. Nous, on conseille à nos utilisateurs Asana d'apprendre plutôt les bonnes pratiques, de se former à l'outil et ensuite d'ajouter la couche IA et de voir ce qu'elle peut leur apporter dans leur utilisation au quotidien et pas l'inverse. Donc d'abord, on maîtrise les fondamentaux de la gestion de projet, on trouve le bon logiciel et puis s'il y a de l'IA, c'est un bonus, ça va accélérer les choses, mais ce n'est pas forcément la priorité, si je t'entends bien. »

Julien Redelsperger : « La priorité, c'est vraiment bien maîtriser les fondamentaux de la gestion de projet. »

Arthur Bégou : « Tout à fait et ça, c'est vraiment le conseil que je donnerais à des managers ou à des décideurs qui choisiraient un outil de gestion de projet. C'est de placer des personnes qui sont déjà en connaissance dans ce domaine-là et eux vont accompagner finalement les autres utilisateurs avec ces nouvelles fonctionnalités IA pour arriver à créer de la valeur dans leur cas d'utilisation. Mais ce n'est pas on appuie sur un bouton et l'IA va former tout le monde et l'IA va se mettre à gérer les projets de manière automatique. Ce n'est pas comme ça que ça fonctionne, en tout cas pas à court et moyen terme, je pense. »

Julien Redelsperger : « Quelles sont selon toi les qualités essentielles à avoir pour être un bon gestionnaire de projet aujourd'hui à l'ère de l'intelligence artificielle ? Est-ce que c'est toujours les mêmes que ceux qu'il y avait il y a cinq ou dix ans ou est-ce que les choses ont évolué un peu ? »

Arthur Bégou : « Il y a vraiment le côté connaissance des fondamentaux de l'outil qu'on utilise, de ses possibilités. Du côté de l'IA, il va y avoir une logique de la compréhension des prompts, c'est-à-dire comprendre cette logique. Comment je parle, je m'adresse à l'IA ? On va retrouver ça pas mal dans Asana alors que moins que dans un chat GPT ou Cloud où on peut poser tout et n'importe quoi. Là, ça va être réduit, mais quand même c'est intéressant de comprendre comment ça marche. Et comme je le disais aussi, la connaissance des use case, des cas d'utilisation. Aujourd'hui, je suis en face d'un projet, qu'est-ce que je peux obtenir avec l'IA ? Comment je pose les bonnes questions ? Est-ce que je vais parler de risque ? Est-ce que je vais parler de recommandations, de retard, de aide-moi ? Qu'est-ce que je vais lui poser comme question à cette IA ? Il y a ce côté savoir parler à l'IA que doivent avoir selon moi les nouveaux chefs de projet, peu importe l'outil finalement. Et il y a aussi la curiosité vraiment de se dire, aujourd'hui, il faut tester des nouvelles choses, il faut poser de nouvelles questions, il faut tordre un peu des fonctionnalités pour créer des nouvelles opportunités. Donc, curiosité de l'IA et fondamentaux quand même gestion de projet qui sont importants. »

Julien Redelsperger : « Donc, pas besoin d'avoir des compétences techniques, technologiques, savoir coder, etc. Ça, ce n'est pas forcément utile pour utiliser un outil de gestion de projet. »

Arthur Bégou : « Alors, clairement pas, surtout Asana qui est un outil quand même très grand public et très facile, intuitif à utiliser. Mais l'IA, elle permet ça, c'est-à-dire qu'elle permet pour des personnes comme moi qui n'ont jamais eu l'opportunité d'apprendre à coder, même si finalement, ça a été assez proche dans mon parcours parce que j'ai bossé pas mal dans la tech, dans le marketing, etc. Mais aujourd'hui, l'IA fait un petit peu cette passerelle pour permettre simplement avec du langage, avec de la sémantique d'arriver à obtenir des résultats techniques. »

Julien Redelsperger : « D'accord. Est-ce que tu peux nous partager un exemple concret de projet piloté par Asana et l'IA, quelque chose que toi tu as expérimenté ou un de tes clients, par exemple, juste qu'on comprenne bien un peu les cas d'usage. »

Arthur Bégou : « Oui, tout à fait. Alors on peut imaginer, par exemple, vous avez une campagne marketing, pour essayer de parler sur des choses que les utilisateurs connaissent un petit peu, une campagne marketing qui comprend le lancement d'un produit avec un certain nombre de phases, etc. représentées par une centaine de tâches dans le projet, avec plusieurs collaborateurs, avec une gestion pourquoi pas de la durée, la durée estimée en fonction des différentes tâches pour faire un peu du time tracking, la durée réelle pour arriver à savoir combien on a investi de temps dans ce projet, avec des KPIs qui sont suivis sur ce projet. Donc ça, c'est finalement un projet marketing assez classique qui est documenté avec des informations, avec du run, avec des personnes qui collaborent, qui échangent dans les différentes tâches pour faire progresser ce projet. Et aujourd'hui, l'impact de l'IA, ça va de dire, ok, je suis un chef de projet, je vais demander à l'IA de venir extraire des informations clés, aide-moi à identifier les risques en lien à ce projet, aide-moi à comprendre sur quel délai finalement on peut être en retard par rapport à certaines tâches qui ont pris du retard, ce genre de questions qu'on va poser à l'IA et toutes sortes de questions finalement pour nous aider à mieux comprendre, analyser où j'en suis sur mon projet et communiquer ça à mon équipe. Il y a le côté aussi, j'en parlais tout à l'heure des mises à jour de statuts automatiques de Rassana, ce jusqu'alors on faisait de manière manuelle, en tant que chef de projet on vient recompiler des informations dans tous les sens pour essayer d'informer l'équipe. Là, je vais appuyer sur un bouton et l'IA va tout lire, tout ce qui se passe et va dire ok, cette dernière semaine ou ce dernier mois, voilà ce qui s'est passé d'important, voilà ce qui compte vraiment et voilà ce sur quoi vous devez aujourd'hui vous concentrer pour permettre au projet d'avancer. Donc l'IA ne pilote pas directement le projet, l'IA permet aux chefs de projet et aux utilisateurs du projet de prendre les bonnes décisions et d'identifier des risques éventuels et d'autres données importantes qui ne sont pas forcément faciles à voir à l'œil nu quand on travaille sur un projet. »

Julien Redelsperger : « C'est un vrai gain de temps, je me souviens avoir vécu des situations où il faut envoyer un reporting sur une organisation d'événements ou un projet, où les personnes n'avaient pas forcément accès à Asana ou ne voulaient pas y aller, il faut exporter ça dans Excel, il faut l'envoyer par email, etc. C'était un peu une galère. Aujourd'hui, tout ça, ça peut se traiter automatiquement dans Asana sans avoir à quitter l'outil, tout est intégré. »

Arthur Bégou : « Alors tout à fait, ce qui se faisait jusqu'alors très bien, nous on le faisait très bien, mais il fallait le faire manuellement. C'est-à-dire qu'on avait ces logiques de dire ok, il faut se mettre une tâche pour chaque semaine, venir réidentifier tout le projet, parcourir ce qui s'est passé, faire un truc manuel. Aujourd'hui, en effet, on appuie sur un bouton et j'ai envie de dire c'est presque plus pertinent parce qu'il y a vraiment l'identification de signaux, des petits signaux faibles qui sont difficiles à identifier quand on travaille sur des grands projets. La non limite plutôt de l'IA, c'est de dire moi, je suis capable de lire toutes les données de votre projet et d'en sortir une information synthétique. Et ça, ça le fait beaucoup mieux que l'humain. »

Julien Redelsperger : « C'est intéressant, là tu parles à l'instant des signaux faibles qui peuvent mettre en danger peut-être le bon déroulement d'un projet. Tu peux donner quelques exemples qui pourraient être utiles pour les personnes qui gèrent justement des projets au quotidien ? »

Arthur Bégou : « Oui, tout à fait. Donc, on peut imaginer, par exemple, je le disais un petit peu tout à l'heure, une personne, elle a repoussé une tâche. C'est un truc qui arrive souvent dans les boîtes. Asana, c'est un outil qui est très ouvert. C'est-à-dire que le but, c'est que les gens puissent collaborer librement ensemble. Si on dit non, vous ne pouvez pas déplacer la tâche dans le temps, alors il faut contacter un manager pour dire est-ce que je peux la bouger, pas la bouger, etc. On crée vraiment des entonnoirs. Asana, on peut tout faire. Par contre, tout est ouvert. On a accès à l'information de qui a fait quoi. Cependant, quand on prend l'échelle d'un projet avec plusieurs dizaines ou plusieurs centaines de tâches, c'est impossible de savoir, ah oui, telle personne a bougé un truc qui peut-être a eu un impact, etc. Et ça, l'IA, c'est typiquement un signaux faible qu'elle va être capable de capter. Quelqu'un qui a mis un message, Asana, c'est aussi la collaboration au niveau des tâches. L'IA va lire l'ensemble des communications de la collaboration et va identifier que telle personne a dit par exemple, je trouve que ça, c'est compliqué, ou alors peut-être je ne vais pas pouvoir travailler là-dessus, je suis off la semaine prochaine. Ce sont des petits trucs, mais dans des canaux de discussion qui n'impliquent pas forcément tout le monde volontairement, parce qu'en fait, on ne veut pas que tout le monde soit au courant de tout. On veut que les gens restent efficaces. Donc, l'IA, par contre, elle va tout lire. S'il y a 1000 conversations à lire, elle va lire les 1000. Elle va faire remonter l'info que peut-être une personne qui a une tâche en retard et qui a dit qu'elle était off la semaine prochaine. Ça, c'est un petit truc qui va avoir un impact sur l'ensemble du projet. »

Julien Redelsperger : « D'accord. Alors, Asana est un outil, évidemment américain, développé notamment en Californie, dans la Silicon Valley. Donc, on imagine que l'IA fonctionne bien en anglais. Quelle est la situation sur le français ? Est-ce que Asana est capable de comprendre le français ? Enfin, l'IA d'Asana est capable de comprendre le français, de comprendre les communications et d'adresser justement certaines situations critiques ? »

Arthur Bégou : « Alors là, je pense qu'on revient au choix qui a été d'utiliser les modèles existants. Aujourd'hui, un chat GPT ou un cloud, on peut en permanence switcher de langue. Lui, il lit tous les langages et il répond dans le langage finalement qu'on souhaite. Asana, aujourd'hui, c'est pareil. En fonction de la langue d'utilisateur, l'outil va lire toutes les langues qui sont supportées. Il y a, je crois, presque une quarantaine de langues qui sont supportées en tout cas par Asana aujourd'hui. Et il va répondre dans la langue du prompt souhaité. Donc, aujourd'hui, c'est quand même très utile de pouvoir travailler sur des projets multilingues et d'avoir une analyse, en effet, qui se fait de manière tout à fait pertinente. »

Julien Redelsperger : « Et est-ce qu'il y a des considérations éthiques à garder à l'esprit quand une entreprise intègre l'IA dans un outil de gestion de projet ? Est-ce qu'on peut, par exemple, tout dire, tout partager ? Est-ce qu'on peut partager dans cet outil des données financières, des données confidentielles, des données de clients, etc. ? Ou est-ce que tu as des recommandations particulières à proposer ? »

Arthur Bégou : « Alors, je le disais aussi, je pense qu'Asana aujourd'hui fait vraiment l'engagement de dire vos données sont sûres et elles n'entraînent aucun des modèles avec lesquels on travaille. C'est quand même quelque chose de fort de leur côté. Je pense qu'on peut leur faire confiance là-dessus. Aujourd'hui, nous, en tant que consultant, on n'a pas de recommandations particulières pour notre client en termes de limiter certains usages. Après, il y a toujours l'option de désactiver les fonctionnalités IA pour certaines entreprises qui ne voudraient pas que l'IA soit connectée à leur projet. On peut aussi choisir entre les différents modèles au niveau de la console administration. Et ensuite, de manière plus globale, il y a finalement votre éthique en termes d'entreprise. Comment vous suggérez à vos utilisateurs d'utiliser l'IA ? La transparence, par exemple. Je vais générer une mise à jour de statut automatique avec l'IA. Peut-être qu'il faut que je le dise, que j'ai utilisé l'IA pour le faire, plutôt que je donne l'impression que j'ai réussi à faire tout ça moi-même. Travailler sur les biais. Bien sûr, l'IA n'est pas toujours parfaite dans ses recommandations. Essayer de voir, est-ce que vraiment, elle dit que telle personne, c'est la plus chargée du monde ? Est-ce que c'est vraiment derrière, basé sur des faits ? Quel est l'impact d'utiliser l'IA ? Est-ce que les gens n'ont pas l'impression qu'on leur vole leur travail d'une certaine façon ? Donc, ça, c'est vraiment pour chaque entreprise. Mais j'ai envie de dire, c'est presque plus générique en termes de règles et de guidelines à mettre en place. Si vous vraiment voulez que vos salariés utilisent l'IA, peu importe les outils, je pense que c'est plutôt comme ça qu'il faut voir. »

Julien Redelsperger : « Alors, un des problèmes récurrents des intelligences artificielles génératives, c'est ce qu'on appelle les hallucinations, c'est-à-dire c'est la capacité d'une IA à inventer des choses de manière très convaincante, des fausses informations. Forcément, j'imagine que ça doit également exister dans les outils de gestion de projets ou dans tous les outils en général qui utilisent des IA existantes. Est-ce que toi, tu l'as déjà vécu ? Comment est-ce que vous adressez ce sujet ? Et est-ce que c'est un problème ou pas dans la gestion de projets ? »

Arthur Bégou : « Alors, c'est une super question. J'adore. Je me souviens toujours la première fois où j'ai été confronté à ça avec ChatGPT, où il a sorti un film qui n'était absolument pas existant. Et ça m'a vraiment fait mourir de rire le fait qu'il puisse inventer un film. Sur Asana, je ne l'ai quasiment jamais vécu, il me semble, à avoir l'impression que les données sont erronées. La façon dont les recommandations vont être faites à travers les différentes fonctionnalités, ça va être aussi avec des liens. Donc, je te fais cette suggestion de regarder telle tâche parce qu'elle est en retard. Voici le lien de la tâche. Donc, généralement, tu as quand même la possibilité de vérifier les infos et en général, je n'ai pas vu d'erreur. Je crois que ce qui se passe, c'est que souvent, quand on pousse une IA générative dans ses retranchements, ils cherchent à tout prix à satisfaire l'utilisateur. Et là, on arrive parfois à des incohérences. Donc, je pense que ça arriverait aussi avec Asana si vraiment on insistait sur une thématique spécifique et qu'au bout d'un moment, on ait des trucs qui soient incohérents. Je ne l'ai pas vécu personnellement pour le moment. »

Julien Redelsperger : « Alors, si on se projette un peu dans le futur, selon toi, Arthur, à quoi va ressembler la gestion de projet dans un an, dans deux ans, dans cinq ans, dans dix ans ? Est-ce que l'IA va tout faire toute seule ? Et surtout, dans un contexte où le marché du travail se transforme, quelle est la plus valeur humaine dans ce contexte de gestion de projet pour une entreprise ? »

Arthur Bégou : « Oui, super question. Je pense que c'est une réponse un petit peu, je pense que l'IA pourrait donner d'ailleurs. Elle dirait, on va... Non, mais l'IA, elle dirait, c'est un rôle qui ne va pas disparaître, mais qui va évoluer. Un truc comme ça. Et je pense que c'est ce qui va se passer concrètement aujourd'hui. Des chances sur lesquelles l'IA n'est pas vraiment bonne dans Asana, ça va être la subtilité. Donc, comprendre la subtilité sur les fameux signaux sur un projet, arriver à avoir une espèce d'intelligence émotionnelle, de comprendre une discussion. Est-ce que c'est une blague ? Est-ce que ce n'est pas une blague ? Qu'est-ce que l'utilisateur a voulu dire par rapport à ça ? La partie aussi créative, ça pourra le faire un jour. Aujourd'hui, ça ne le fait pas vraiment le côté "think out of the box" et imaginer arrêter ce projet. Je vais proposer un projet totalement différent. Aujourd'hui, l'IA ne fait pas ça du tout. Donc, l'humain reste aujourd'hui vraiment décideur et leader sur l'utilisation de ces outils IA. Le chef de projet, je pense, continuera longtemps à avoir ce rôle-là. La différence, c'est que selon moi, comme ces fonctionnalités vont avoir de plus en plus d'impact au fur et à mesure qu'elles vont arriver et se développer et s'améliorer, le chef de projet, lui, va devoir finalement travailler avec cette IA et incorporer l'IA dans le projet, aider les utilisateurs avec aussi l'IA, travailler un petit peu comme un intégrateur finalement, un peu comme aujourd'hui, moi, je suis souvent un intégrateur d'Asana, j'aide des entreprises à utiliser Asana du mieux. Je pense que le chef de projet, lui, fera pareil avec les fonctionnalités IA et son équipe et les personnes qui bossent sur les projets. Donc, il aura cette logique un petit peu de capitaine de projet IA. Et en ajoutant la touche humaine, l'IA ne fera jamais ça. L'IA ne sera jamais capable de mener une discussion, avoir un humour subtil. Donc, il y aura dans tous les cas un rôle humain à gérer dans ces projets assistés par l'IA. »

Julien Redelsperger : « Et pour les gestionnaires de projets ou les chefs de projet ou les chargés de projet qui nous écoutent, qu'est-ce que tu peux leur dire sur la manière dont leur job, leur fonction vont évoluer dans le futur ? Sur quoi ils doivent se concentrer ? Est-ce qu'ils doivent continuer à se former ? Est-ce que c'est business as usual ? Quels vont être vraiment les impacts de l'IA sur leur métier au quotidien ? »

Arthur Bégou : « Je pense que ça va se faire de manière assez naturelle. Je pense qu'en général, les chefs de projet qui utilisent ces outils-là et qui sont bons dans ces outils, cherchent toujours des moyens de s'améliorer. Comment utiliser telles nouvelles fonctionnalités pour avoir un impact sur mon équipe ? Donc, ils sont toujours testeurs. L'IA, finalement, c'est juste d'autres fonctionnalités. Avant, il y avait dans Asana, on peut faire du reporting, on peut faire une logique de portefeuille pour avoir des vues d'ensemble, on peut connecter des workflows, on peut faire des règles d'automatisation. Tout ça, ça ne s'appelle pas l'IA, mais ce sont des fonctionnalités intelligentes qui permettaient aux chefs de projet d'avoir un plus gros impact sur leur travail. L'IA, finalement, c'est d'autres fonctionnalités. Donc, ça va se faire de manière assez naturelle. S'ils sont curieux, s'ils testent, s'ils essaient d'avoir un impact, je pense que ça va se faire naturellement. »

Julien Redelsperger : « Dans les entreprises, quels sont les freins les plus importants à l'utilisation d'un outil comme Asana dans la gestion de projets ? Est-ce que c'est des questions culturelles, technologiques, humaines qui bloqueraient une adoption massive de ces outils ? »

Arthur Bégou : « Je pense qu'il y a souvent, en effet, du culturel de la culture d'entreprise où avoir tout dans un outil, tout traqué, travailler vraiment avec une centralisation autour d'une standardisation de travail. Ce n'est pas toujours le cas pour certaines boîtes qui sont parfois un petit peu freestyle. Chacun utilise un petit peu son propre process, certaines équipes utilisent des emails, d'autres utilisent Teams, etc. La Asana, c'est un outil vraiment qui centralise le travail et qui fonctionne bien quand il est utilisé tel quel. On le met au cœur des processus de travail. Et donc, quand des entreprises n'ont pas forcément cette culture-là, en effet, l'adoption, il va falloir vraiment aller prendre les utilisateurs par la main, leur montrer l'impact et le potentiel des outils comme Asana pour que ce soit correctement utilisé. Donc, ça marche mieux quand il y a déjà une culture très standardisée, digitale, donc plutôt des boîtes tech, des boîtes produits qui sont vraiment déjà dans ces logiques-là. Les autres, il faut un peu les prendre par la main. »

Julien Redelsperger : « Et quand ce n'est pas le cas, est-ce que toi et ton équipe, vous les accompagnez dans cette dimension un peu culturelle, humaine, où vous avez besoin que le terrain soit vraiment prêt pour construire et pour déployer Asana ? »

Arthur Bégou : « On va les accompagner au travers souvent de champions. Donc, on va souvent identifier des champions à l'interne qui, eux, sont capables de comprendre le potentiel de l'outil et l'état d'esprit qu'il faut avoir pour l'adoption et qui, eux, vont vraiment mener cette phase d'adoption. On va s'appuyer à fond sur eux. Nous, on ne pourra pas faire de miracle si les utilisateurs finaux n'ont pas envie d'utiliser Asana, mais le fait qu'ils aient un responsable ou juste un champion qui soit leur collègue, qui leur montre comment ça fonctionne, qui leur montre que ça y est, on a remplacé les emails par Asana, ça marche beaucoup mieux. On fait nos campagnes dans Asana au lieu de les faire sur des Excel. Et finalement, c'est génial parce qu'on collabore et c'est super efficace. Et en un clic, on a une vue globale au lieu de faire des PowerPoints pour la réunion du vendredi. Donc, pour plein de raisons, il faut arriver à convaincre, mais il faut que ça parte de noyaux un peu durs qui vont porter la bonne nouvelle de Asana. C'est un petit peu comme ça que je vois. »

Julien Redelsperger : « Et en moyenne, il faut compter combien de temps pour déployer une solution comme Asana dans une entreprise ? »

Arthur Bégou : « Ça dépend vraiment de la taille des utilisateurs. Donc, ça peut aller, je dirais, d'un mois et demi, deux mois pour des petites équipes qui lancent Asana jusqu'à six mois. On a vraiment un projet global qui va impliquer plusieurs centaines d'utilisateurs. On a besoin que tout le monde collabore de manière intelligente les uns avec les autres et qu'on a besoin de mapper ça de manière très fine parce qu'il faut faire du reporting, de la vision d'ensemble, etc. Ça prend forcément plus de temps. »

Julien Redelsperger : « Et quels sont les cas d'usage les plus originaux que tu as pu rencontrer dans Asana ? Est-ce que tu as déjà vu des utilisateurs qui sont extrêmement créatifs, qui font des choses incroyables dans Asana, auxquels tu n'avais jamais pensé ? »

Arthur Bégou : « Alors, j'ai en tête, je ne connais pas bien le cas d'utilisation à fond, mais je me souviens que mon collègue Julien, aussi cofondateur d'IDO, a travaillé avec une boîte entreprise de type industriel qui utilisait Asana avec des QR codes. Donc, on scannait un QR code qui renvoyait vers la création d'un projet basé à partir d'un modèle pour lancer une production ou lancer un nouveau produit, quelque chose comme ça. Donc, il y avait cette association du réel et du digital à travers Asana et les utilisateurs finaux et directement leur téléphone. Je crois même qu'ils scannaient un formulaire Asana qui venait remplir, c'est ça, un projet de feedback, par exemple. Donc, ça, c'était assez exotique. »

Julien Redelsperger : « C'est plutôt cool, ça. Et dernière question pour toi, Arthur. C'est simple, c'est efficace, mais quelle est ta fonctionnalité préférée de Asana ? »

Arthur Bégou : « Alors, moi, j'adore une fonctionnalité. J'allais parler aujourd'hui d'une fonctionnalité IA que je trouve assez dingue. Donc, j'ai parlé de 15 fonctionnalités IA de Asana. Il y en a une qui permet simplement de remplir un champ. Donc, c'est tout simple. On a des colonnes qui sont des champs dans un projet, un peu comme des colonnes Excel. Donc, ça peut être une colonne de type statut, une colonne de type priorité, département concerné, peu importe. Et donc, il y a une fonctionnalité IA, je clique sur un bouton et ça va remplir tout le projet avec la valeur correspondante pour l'ensemble des tâches du projet. Et donc, ça, on ne dirait pas, mais ça peut vraiment faire des miracles. On imagine, par exemple, un projet de ticketing où j'ai une centaine de demandes de feedback, de réclamations de clients, etc. Je crée une colonne que j'appelle, par exemple, analyse du sentiment des réclamations. Je clique dessus et ça va analyser l'ensemble des tickets et ça va me dire, OK, là, on est plutôt sur du positif, négatif, énervé, à traiter en urgence, etc. C'est juste un exemple pour dire que les cas d'utilisation sont vraiment à construire dans Asana. Il y en a beaucoup et il va falloir vraiment bénéficier à fond de ces fonctionnalités-là. Ce petit exemple, il me parle vraiment parce que l'impact est assez énorme. »

Julien Redelsperger : « Et vous, vous êtes là pour accompagner et aider les entreprises, non seulement à s'approprier l'outil, mais également à déployer des cas d'usage très spécifiques. »

Arthur Bégou : « Bien sûr, c'est vraiment notre force, nous, d'être 100% dédiés à Asana et d'avoir une connaissance avec plus de 400 clients de tous les cas d'utilisation d'Asana et d'accompagner toutes sortes de boîtes. Asana, c'est un outil très générique, mais qui a besoin d'être personnalisé pour vraiment en bénéficier à fond et répondre aux cas d'utilisation de chaque équipe. »

Julien Redelsperger : « D'accord. Et ce sujet de l'intelligence artificielle, on le retrouve dans tous les plans d'Asana, du plan basique au plan entreprise ou c'est que réservé aux segments, on va dire, les plus haut de gamme ? »

Arthur Bégou : « Alors, c'est disponible dans tous les plans payants d'Asana, avec quand même une logique de limite en termes d'utilisation qui est décroissante en fonction des plans. À partir du plan entreprise, il n'y a vraiment aucune limite sur l'utilisation des fonctionnalités. Et quand je dis limite, c'est limite en termes de token, c'est-à-dire je lance une fonctionnalité, elle analyse le projet, ça coûte un token. »

Julien Redelsperger : « Ok, très bien. Super, parfait. Écoute, merci beaucoup, Arthur. Alors, à la fin de chaque épisode, l'invité du jour doit répondre à une question posée par l'invité précédent. En attendant d'écouter la tienne, je te laisse écouter celle de Kevin Soler, qui est fondateur et PDG de Virteem. On écoute sa question. »

Kevin Soler : « Moi, j'aimerais bien savoir dans quelles mesures et quelles actions sont et vont être mises en place pour faire en sorte, sachant que ça nécessite énormément d'énergie, d'avoir une IA qui soit green et qui soit vertueuse en termes de données RSE, de production d'émissions carbone ? »

Arthur Bégou : « Super question. Merci, merci pour ça. Je pense qu'Asana, aujourd'hui, en termes d'écologie et d'IA, il faut réfléchir quel est le coût finalement par rapport à l'optimisation de ces fonctionnalités-là. Concrètement, quel est le coût énergétique aujourd'hui de faire tourner l'IA sur des projets par rapport au temps que ça va nous faire gagner et le coût de ce temps aussi de manière écologique ? Je pense que c'est des calculs assez fins aujourd'hui, qui ne sont pas forcément faciles à faire. Quel est le coût d'envoyer un email ? Quel est le coût de créer une tâche dans Asana ? Est-ce que ça coûte moins cher dans Asana ? Quel est le coût de partager un fichier ? Si le fichier est déjà stocké, ça coûte moins cher ? Donc, ce sont des choses assez fines comme ça, je pense, en termes d'impact, mais qui, bien sûr, à l'échelle de l'utilisation de ces outils, donnent vraiment l'impact réel. Donc, aujourd'hui, si l'IA fait optimiser du temps homme sur des projets, fait optimiser de la redondance de données, etc., on y gagne. Mais en face de ça, qu'est-ce que génère l'IA en termes de coûts énergétiques, en termes de coûts environnementaux ? C'est des calculs, je pense, qu'il faudrait arriver à faire de manière plus spécifique. Il y a peut-être un calculateur à mettre en place, une idée de boîte pour dire aujourd'hui votre usage en termes de gestion de projet, pourquoi pas ? Et en termes d'IA, pourquoi pas finalement ? Est-ce que vous y gagnez ? Est-ce que vous y perdez ? Un petit peu comme on dit, prendre le vélo, l'avion ou le train, ça coûte tant. Aujourd'hui, utiliser l'IA d'Asana par rapport à ne pas l'utiliser, quelle est la différence ? »

Julien Redelsperger : « Est-ce que c'est un sujet dont on vous parle, le sujet de la responsabilité environnementale, de la RSE, quand on déploie une solution type Asana, quand on parle d'IA ? Est-ce que tes interlocuteurs, ils sont sensibles ? Est-ce que c'est des sujets importants ou pas spécialement ? »

Arthur Bégou : « À ma connaissance, on n'a jamais eu comme un point étant particulièrement important. Certaines grandes entreprises avec lesquelles on travaille font vraiment partie, font vraiment la RSE au centre de leurs préoccupations. Mais aujourd'hui, ça ne rentre à ma connaissance pas trop dans les cahiers des charges encore et peut-être malheureusement. »

Julien Redelsperger : « D'accord, parfait. Merci beaucoup Arthur pour cette réponse. À ton tour à présent, quelles questions est-ce que tu aimerais poser au prochain invité ? »

Arthur Bégou : « Je voulais te demander comment une entreprise peut-elle déterminer un investissement IA optimal qui permet un retour sur investissement ? Comment définir le bon montant ou la part à investir en fonction d'un impact potentiel de l'IA ? »

Julien Redelsperger : « Parfait. Question super intéressante. Effectivement, je passerai la question au prochain invité. Merci beaucoup de ta participation Arthur Bégou. Je rappelle que tu es expert à Asana et COO chez IDO qui est un cabinet de conseil qui aide les entreprises à tirer le meilleur parti d'Asana. Merci d'avoir participé à ce podcast. »

Arthur Bégou : « Merci Julien. »

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